Atualizado em 28/08/2023
Você sente que sua empresa tem processos bem-estruturados, mas, mesmo assim, os resultados demoram para ser atingidos de maneira satisfatória?
A resposta para isso pode estar na gestão de atividades! Afinal, o sucesso de um negócio, a longo prazo, depende de cada mínima tarefa que é realizada.
Quer aprender mais sobre esse assunto? Neste texto você verá:
O que é gestão de atividades?
A gestão de atividades consiste basicamente em organizar, distribuir e controlar as tarefas que a empresa ou um time específico deve executar.
O objetivo dela é proporcionar um acompanhamento mais detalhado e completo das atividades, para que o gestor de projetos consiga tomar melhores decisões e a organização fique estrategicamente mais alinhada.
Relativamente simples, não é? Mas, não se engane! Apesar da gestão de atividades ser algo fácil de entender, ela é muito importante e tem muito poder dentro das organizações. Veja só:
Qual a importância de gerenciar atividades: 7 principais benefícios
Façamos uma analogia: quando você vai fazer uma viagem, existem vários caminhos para que você chegue até seu destino e, quanto melhor for a estrada escolhida, mais rápida e segura será sua viagem.
Trazendo isso para as empresas, cada atividade seria como uma rua do trajeto que te leva até sua visão de negócio. Assim, quanto mais completas e organizadas elas forem, melhor será a execução e, consequentemente, maiores são as chances de sucesso.
Por isso, ter uma gestão de atividades é fundamental, porque com ela é possível:
1. Priorizar tarefas
Ao classificar as atividades por relevância e impacto nos resultados, a equipe pode concentrar seus esforços nas ações mais cruciais para os objetivos da empresa.
2. Evitar atrasos
O controle contínuo do status das atividades possibilita a identificação antecipada de problemas e gargalos, auxiliando na tomada de ações corretivas prévias para evitar atrasos.
3. Aumentar a produtividade
Com a gestão de atividades, é possível eliminar tarefas duplicadas ou pouco eficazes, otimizando a alocação de recursos e aumentando a produtividade geral da equipe.
4. Ter mais colaboração no time
Uma vez que os membros do time compreendem como suas tarefas se relacionam com as dos e como todas elas contribuem para o objetivo geral da empresa, há uma comunicação mais fluida e transparente, o que cria um ambiente aberto e colaborativo.
5. Elevar a qualidade das entregas
Ao assegurar que cada etapa seja executada de acordo com os padrões estabelecidos, é possível evitar inconsistências e implementar a melhoria contínua da qualidade das entregas, garantindo que o resultado final esteja alinhado com as expectativas dos clientes ou stakeholders.
6. Reduzir gastos
Ao otimizar processos, eliminar desperdícios e evitar retrabalho, os recursos da empresa são utilizados de forma mais econômica e inteligente.
Agora que você já sabe por que a gestão de atividades é tão importante e todas as vantagens que ela traz, vamos aprender a como fazê-la na prática?
Como fazer a gestão de atividades na prática?
Gerenciar atividades envolve organizar, distribuir e controlar as tarefas de projeto. Por isso, em resumo, há 4 importantes passos para fazer a gestão de atividades:
Ter esses 4 elementos é o essencial para ter um fluxo de trabalho que funciona. Mas, o nosso objetivo não é só ter algo que funciona, mas sim ter processos cada vez melhores, não é?
Por isso, na prática, é interessante que você adote algumas ações de análise e detalhamento das atividades, que te ajudem a identificar oportunidade e corrigir gargalos. Veja algumas delas:
Boas práticas na gestão de atividades
1. Conheça os objetivos estratégicos da organização
Antes de iniciar qualquer atividade, é fundamental compreender os objetivos estratégicos da organização. Ao alinhar suas tarefas com as metas e visão de negócio, você garante que cada atividade contribua diretamente para o sucesso da empresa e direciona suas ações para resultados mais significativos.
2. Defina prioridades de execução
Identifique as tarefas críticas e aquelas que podem trazer maiores benefícios para o negócio. Priorizar adequadamente ajuda a otimizar o uso de recursos e a evitar que atividades menos relevantes desviem a atenção dos objetivos principais.
|Leia também: matriz de priorização – como saber o que é prioridade?
3. Seja realista com prazos
Considere fatores como complexidade, recursos disponíveis e carga de trabalho ao definir os prazos para cada tarefa. Ao ser realista, você evita sobrecarregar a equipe e melhora a qualidade das entregas, garantindo que as metas sejam alcançadas no tempo adequado.
4. Delegue as atividades para as pessoas certas
Conheça as habilidades e competências de cada membro da equipe para atribuir as tarefas corretamente, levando em conta as aptidões individuais. Isso aumenta a eficiência do projeto, mas também fortalece o desenvolvimento profissional dos colaboradores.
5. Implemente a gestão do tempo
Utilize ferramentas de gestão de tempo, como listas de tarefas, calendários ou aplicativos especializados, para planejar e acompanhar as atividades diárias. Ao adotar técnicas de organização pessoal, você melhora a produtividade e minimiza a procrastinação.
Quer aprender a implementar uma gestão de tempo de forma inteligente? Assista ao nosso webinar sobre a gestão de tempo nos projetos!
Agora que você já conhece as boas práticas para um gerenciamento de atividades eficaz, é hora de descobrir as ferramentas que podem impulsionar esse processo!
Funcionalidades para o gerenciamento de atividades completo em projetos
Existem várias maneiras e práticas que proporcionam a gestão de tarefas. Mas, se você quer otimizar os seus processos e centralizar a gestão, as ferramentas de gerenciamento de atividades são a melhor opção.
Com elas, você tem recursos avançados, como:
1. Cronograma inteligente
O cronograma é uma ferramenta crucial para o gerenciamento de projetos complexos e de longa duração. Ele ajuda a estabelecer uma sequência lógica de trabalho, definir prazos para cada etapa e identificar potenciais atrasos.
Aprenda a montar um cronograma completo com o nosso e-book de cronograma de projetos!
2. Kanban
O kanban é um sistema de gestão visual utilizado para controlar as tarefas e fluxos de trabalho. Esta ferramenta organiza as atividades em cartões que são movimentados conforme as tarefas são desenvolvidas e finalizadas, proporcionando a análise, em tempo real, do status de cada atividade.
3. Agenda integrada
A funcionalidade de agenda oferece uma visão de todos os compromissos e prazos em um único lugar. Assim, ela permite programar tarefas, definir lembretes e evitar conflitos de horários.
Com essa organização, a equipe consegue planejar melhor o seu tempo e garantir que as entregas sejam realizadas dentro dos prazos estabelecidos.
|Leia também: por que você precisa de um software de agenda para equipe?
4. Apontamento de horas
A funcionalidade de apontamento de horas permite registrar o tempo dedicado a cada tarefa ou projeto. Isso é fundamental para a gestão do tempo e para avaliar a produtividade da equipe. Além disso, o registro preciso das horas trabalhadas auxilia no planejamento de projetos futuros e na precificação dos serviços prestados.
Quer começar a registrar as horas gastas nos seus projetos? Baixe nosso modelo Timesheet Excel e teste essa ferramenta no dia a dia!
5. Alocação de equipe
Com a funcionalidade de alocação da equipe, é possível atribuir tarefas específicas a cada membro do time e conferir a disponibilidade dos recursos. Isso ajuda a distribuir responsabilidades de forma equilibrada e garantir que ninguém fique sobrecarregado.
Agora que você já sabe como gerenciar todas as suas atividades, você não vai perder mais tempo com a desorganização das tarefas, né?
Então, conheça a ferramenta mais completa do mercado para gerenciar as atividades dos projetos. Essa pode ser a solução que falta para você alcançar mais resultados!
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O artia é uma solução completa de gerenciamento de projetos, tarefas e equipes.
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Você poderá atribuir tarefas, acompanhar o trabalho de cada membro e manter a comunicação alinhada em tempo real. Isso significa mais produtividade e menos esforço para alcançar os objetivos.
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