Ultima atualização em: 31|10|2022
Quando uma empresa roda diversos projetos simultaneamente, é comum que eles fiquem desorganizados e, muitas vezes, conflitantes entre si. Nesse sentido, a implementação de um PMO pode ajudar a aumentar a organização e a qualidade dos projetos. Se você ainda não está familiarizado com o assunto, siga lendo o post, pois vamos ensinar o que é PMO e como implementar um escritório de projetos na sua empresa.
Você verá:
- O que é PMO?
- Qual sua importância?
- O que faz um PMO?
- Tipos de PMO
- Como planejar um Escritório de Projetos
- Como implementar PMO em 7 passos
O que é PMO?
PMO (Project Management Office) é uma sigla em inglês para “escritório de projetos”, e consiste em uma estrutura organizacional que atua na centralização, auxílio e controle dos projetos de uma empresa. Um PMO deve oferecer as ferramentas necessárias para a realização dos projetos, controlar os recursos destinados a eles e garantir que a metodologia de gestão de projetos adotada pela empresa seja utilizada adequadamente por todos.
Muitos confundem o PMO com a figura do Gerente de Projetos, mas tratam-se de coisas diferentes. O escritório de projetos está acima do gerente de projetos, pois o gerente é responsável por um ou mais projetos específicos, enquanto o escritório é responsável por todos os projetos da empresa ou por uma área específica.
O PMO também deve servir como um mecanismo de controle e conciliação dos projetos de uma organização, podendo determinar os repasses financeiros para cada projeto de acordo com o orçamento geral, e priorizar os que possuem maior importância para o negócio.
Qual é a importância do PMO?
Um PMO é uma estrutura de grande importância em uma empresa que roda diversos projetos ou projetos de alta complexidade. Alguns dos benefícios que um PMO pode trazer são:
Evita sobrecarregar os gerentes de projetos
É responsabilidade do escritório de projetos acompanhar o andamento das atividades, controlar recursos e monitorar as informações. Sem um PMO, essas responsabilidades acabam recaindo sobre o próprio gerente de projetos, o que facilita o surgimento de erros e a sobrecarga do mesmo.
Ter um PMO é de grande auxílio aos gerentes de projetos, pois eles podem focar em questões mais específicas sobre o andamento do projeto e aumentar sua dedicação a atividades que agregam valor ao produto final.
Aprimora os processos
Um papel importante a ser desempenhado pelo PMO é identificar os processos mais eficientes e torna-los um padrão, assim como identificar os ineficientes e promover correções e melhorias. Logo, um PMO ajuda a reduzir a ocorrência de erros o retrabalho, assim como ajuda a aumentar a eficiência e a qualidade do produto final.
Aumento na taxa de sucesso dos projetos
Com processos eficientes se tornando um padrão, há aumento da produtividade e direcionamento um mais adequado dos recursos. Isso faz com que a taxa de sucesso dos projetos aumente significativamente.
Um PMO centraliza as melhores práticas em projetos dentro de uma mesma gestão, de modo que tudo fica mais organizado e eficiente.
Produtos melhores
Quando os projetos são executados de maneira ineficiente, desorganizada e com um gerente sobrecarregado, as chances de o produto final não sair como planejado são muito maiores.
Um PMO ajuda a evitar esse cenário, atuando como uma ferramenta de auxílio e controle que evita desorganização e processos ineficientes.
Aumenta a rentabilidade
Um PMO ajuda a aumentar a eficiência dos processos e a taxa de sucesso dos projetos. Logo, ele também ajuda a aumentar a rentabilidade da empresa, oferecendo um controle mais assertivo dos recursos e elevando os resultados.
Como você pode perceber, um PMO é uma estrutura de grande importância dentro das empresas. Além de tudo o que foi citado, um PMO pode fazer recomendações, revisões e a documentação dos projetos.
Funções do PMO
Muitas das funções de um PMO dependem do tipo do PMO que será utilizado. Mas, vamos entender um pouco sobre as funções gerais e como elas podem te ajudar?
Definir e revisar os processos de gerenciamento de projetos
Para que um PMO funcione de maneira fluída, ele necessita de processos de gerenciamento de projetos, que são conjuntos de atividades sucessivas que ajudam a chegar em determinado resultado. Com processos bem definidos, é possível obter padronização e repetibilidade. O PMBOK divide esses processos de gerenciamento de projetos em cinco grandes grupos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento:
Grupo de processos de iniciação
Agrupa os processos necessários para definir um novo projeto ou uma nova fase do projeto, o que inclui desenvolver o termo de abertura e identificar as partes interessadas.
Grupo de processos de planejamento
Abrange os processos necessários para estruturar a execução do projeto e montar o plano de gerenciamento. Também se encontram os processos para identificar requisitos, planejar o escopo, o cronograma e o orçamento etc.
Grupo de processos de execução
Organiza os processos necessários para pôr em prática o que foi definido no plano de gerenciamento do projeto.
Grupo de processos de monitoramento e controle
Tem como objetivo utilizar os processos necessários para medir o desempenho do projeto, comparando o que foi planejado com o que está sendo efetivamente entregue. O objetivo central aqui é manter o controle do projeto.
Grupo de processos de encerramento
Abrange os processos necessários para concluir formalmente uma fase ou um projeto.
Gerenciar as demandas e o portfólio de projetos
As demandas de projetos são infinitas em uma empresa. O ponto é que não há tempo e dinheiro que suporte todas as demandas. Por isso, é necessário gerenciar as demandas que chegam, não desviar da estratégia organizacional e executar o que é mais importante primeiro, para chegar em resultados melhores.
A gestão de demandas é um processo que controla as solicitações de projetos da organização, passa pela identificação, priorização, execução e pelo monitoramento das iniciativas de uma empresa. Ou seja, significa garantir que o volume de iniciativas e a disponibilidade da equipe estejam em equilíbrio, garantindo que os projetos em andamento não atrasem ou extrapolem o consumo dos recursos.
Com isso, pode-se dizer que a gestão de demandas traz transparência para a gestão e visibilidade para a situação do projeto, além da alocação das equipes, proporcionando segurança na tomada de decisões e agilidade para responder às mudanças.
Definir as metodologias de gestão de projetos utilizadas
Uma das funções do PMO é definir as metodologias de gestão de projetos que serão utilizadas pela empresa. Além disso, é claro, capacitar os gerentes de projetos para que eles apliquem essas metodologias. Existem, basicamente, três tipos de metodologia de gestão de projetos: as metodologias clássicas, as ágeis e as híbridas.
Gestão de projeto clássica
Aqui, os projetos têm um ciclo de vida em que se busca antecipar o trabalho do projeto, detalhando-o minuciosamente. Metodologias clássicas são mais indicadas quando se conhece bem o escopo, seja do projeto ou do produto. Nesse tipo de gestão, qualquer mudança só pode ser feita pelo controle integrado de mudanças, que autoriza o ajuste, considerando o novo cenário.
Gestão de projeto ágil
Na gestão ágil, o ciclo de vida dos projetos é adaptativo. O escopo é planejado progressivamente, de acordo com as novas informações do projeto. Esse método é mais indicado em ambientes onde as condições mudam frequentemente.
Gestão de projeto híbrida
Quando se escolhe a gestão híbrida, o projeto trilha um caminho a partir da junção dos conceitos ágeis e clássicos. Portanto, tudo depende das necessidades e do contexto do projeto.
É importante citar que as funcionalidades variam de acordo com os tipos de PMO, que você pode conferir abaixo!
Tipos de PMO
De acordo com a sexta edição do Guia PMBOK®, existem três tipos de PMO, sendo eles os seguintes:
PMO de Suporte
O PMO de suporte é um escritório de projetos que possui um perfil consultivo, isto é, ele atua de forma a ajudar os gerentes de projetos através de recomendações, apontando vantagens e desvantagens das ações e sugerindo métodos alternativos, quando necessário. Ele deve prover suporte com expertise, templates, treinamentos, etc.
Esse tipo de PMO também é responsável pela documentação dos projetos, utilizando a experiência com projetos anteriores como base para que os mesmos erros não sejam cometidos e para que as boas práticas e estratégias sejam repetidas.
Entretanto, o PMO de suporte não representa um grande controle sobre os projetos como um todo, permitindo certa autonomia. Sendo assim, esse PMO é mais recomendado para empresas onde os projetos já são bem executados e não necessitam de um controle maior.
PMO de Controle
O PMO de controle, além de oferecer suporte e expertise, também avalia a conformidade das ações dos gerentes de projetos. Sendo assim, ele é responsável por ações como auditorias de processos, para identificar, quando houver, partes do processo que não estão sendo seguidas. As auditorias, além de identificar erros, também servem para revisar os processos e melhorá-los, se essa necessidade for identificada.
Ele costuma ser mais útil em empresas onde se identificou a necessidade de disciplinar os procedimentos, requerendo a adoção de metodologias específicas, conformidade com a governança de T.I, e a sanção de diversas regras.
Com essas ações, o PMO de controle busca garantir a padronização dos processos e a uniformidade dos projetos.
PMO Diretivo
O PMO diretivo é, entre os três tipos, o que possui o maior grau de controle sobre os projetos. É de responsabilidade do PMO diretivo controlar os recursos financeiros que serão destinados para cada projeto, definir quem serão os gerentes de cada um deles, e garantir que os processos sejam devidamente seguidos.
O PMO diretivo representa um centro de excelência em gestão de projetos e, além de oferecer recomendações, treinamentos e controle financeiro, ele também realiza auditorias de projetos, assim como o PMO de controle.
Além dessa forma de classificação, é comum dividir esses PMOs em outros três tipos:
- Autônomo (operacional): responsável apenas por um projeto ou programa específico.
- Departamental (tático): responsável pelos projetos de apenas um departamento, área, ou unidade de negócio da organização.
- Estratégico (corporativo): abrange todos os projetos da organização e atua na gestão do portifólio, na priorização e na indicação dos projetos para a alta gestão da organização. Esse PMO pode, inclusive, estabelecer o abandono de certos projetos, se isso for o melhor a se fazer pela empresa como um todo.
Mas, com tantos tipos de PMO, como implementar o certo?
3 passos para planejar um PMO
1- Defina seus objetivos
É imprescindível que você tenha uma visão clara de quais são os seus objetivos com um escritório de projetos.
Por exemplo: se você deseja oferecer auxilio e recomendações aos gerentes de projetos, a melhor opção é um PMO consultivo. Agora, se o seu desejo for criar uma entidade que possua um caráter de controle, que possa gerenciar repasses financeiros para os projetos e determinar os gerentes de cada um deles, o ideal é implementar um PMO diretivo.
2- Observe a maturidade da organização
Com maturidade da organização, nos referimos a uma empresa que possui projetos com processos padronizados, claros e bem definidos sendo executados por pessoas capacitadas e com boa formação. Esse cenário favorece a implementação de um PMO estratégico, que abrange toda a empresa.
Se uma organização não possui esse nível de maturidade, fica difícil implementar um escritório de projetos estratégico, pois ele precisaria controlar todos os projetos da organização e esses seriam muito diversos e com processos mal definidos. Nesse caso, um PMO autônomo ou departamental pode se mostrar mais eficiente, pois ele destinaria toda a atenção a projetos específicos.
3- Planeje o escritório de projetos
Depois de estabelecer o tipo de PMO que será utilizado, está na hora de idealizar uma estrutura para o escritório de projetos, decidindo coisas como: qual será a metodologia utilizada? Quais serviços serão oferecidos pelo PMO? Quais indicadores de performance serão levados em conta?
Para implementar um escritório de projetos corretamente, é necessário que ele seja muito bem planejado, e todos os detalhes devem ser levados em conta.
Como implementar um PMO em 7 passos
Após todas as etapas de planejamento, é hora de colocar isso em prática e implementar um PMO na sua empresa. Para que essa implementação não seja muito brusca, é válido criar, no início, um projeto piloto de abrangência menor dentro da empresa, para depois aumenta-la gradativamente.
Além disso, se a sua empresa não possui muita experiência com gestão de projetos, pode ser interessante contratar uma consultoria especializada em gestão de projetos para te ajudar nesse sentido. Isso é especialmente útil quando se trabalha com projetos de alta complexidade e criticidade, onde erros não podem ser cometidos, ou quando os processos não estão apresentando bom funcionamento.
1- Designe o padrinho do projeto
O PMO só pode sair do papel se houver apoio da alta gestão da empresa, como o diretor ou CEO da organização. Isso porque é necessário alguém com autorização para efetuar mudanças estruturais na empresa que são necessárias para o PMO. Essa pessoa será responsável por fornecer os recursos e o suporte necessários para implantar o escritório.
2- Desenvolva a infraestrutura de departamento
O segundo passo é desenvolver a infraestrutura do escritório de projetos. Defina responsáveis para os principais processos, cargos e o centro de custos do setor.
É claro que, aqui, estamos falando das responsabilidades iniciais. Conforme a abrangência do PMO aumentar, assim como as demandas, é importante trazer mais profissionais e novas responsabilidades.
3- Instrua os profissionais envolvidos no processo
O sucesso de uma nova estrutura organizacional depende, em parte, do nível de capacitação dos profissionais que a compõe. Por isso, é importante que os cargos no PMO sejam preenchidos por profissionais qualificados e que eles sejam treinados, se necessário, para realizar novas tarefas e funções.
Também é importante que eles estejam cientes de como funciona o escritório de projetos, quais são suas responsabilidades e a importância dessa estrutura na organização.
4- Crie a estrutura física do escritório de projetos
O escritório de projetos deve ter uma estrutura física. Uma nova sala, mesas, cadeiras, materiais, computadores e licenças de softwares são investimentos que devem ser levados em conta.
5- Organize a equipe de projetos
É necessário construir um organograma para o escritório de projetos. O ideal é que ele possua um gerente de portfólio que relate as ideias e resultados para a diretoria, um gerente de programa que se reporte ao gerente de portfólio e um número grande de gerentes de projetos que executarão o trabalho dentro da companhia.
Também é importante ter um Chief Project Officer (CPO) que fará a comunicação entre o escritório e a diretoria da empresa, além de assistentes de gestão de projetos para auxiliar o gerente de projeto em tarefas operacionais.
6- Faça um projeto piloto
Quando o PMO for implantado, é provável que vários projetos já estejam em execução e, portanto, não deverão sofrer intervenções do escritório. Para testar a funcionalidade do PMO, é interessante fazer um projeto piloto, com um escopo simples, para analisar os resultados atingidos e consertar eventuais problemas.
7- Inicie as operações
Depois de tudo, é hora de colocar o escritório de projetos em funcionamento, começando a desenvolver projetos reais na empresa. No início, podem haver alguns obstáculos, mas é interessante colher feedbacks para realizar melhorias.
E então, conseguiu entender como implementar um PMO na sua empresa? Como um bônus, resolvemos incluir nesse post algumas tendências para PMOs em 2022, confira:
Bônus: as tendências para escritórios de projetos em 2022
Cada vez mais o acompanhamento dos projetos precisa ser feito por meio de dados. Os gerentes procuram ferramentas que sejam capazes de apresentar relatórios completos e organizar os projetos de forma unificada.
Nesse sentido, uma tendência crescente nos escritórios de projetos é a adoção de softwares de gerenciamento de projetos. Esses softwares auxiliam na organização, acompanhamento e gerenciamento dos projetos de forma mais simplificada e colaborativa. Se quiser saber mais sobre o assunto, leia o post e entenda por que é necessário usar um software de gerenciamento de projetos.
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