Execução ágil, boa comunicação em equipe e resultados excelentes. Todas essas são características de projetos gerenciados através da metodologia Scrum. Mesmo que criada por um time de desenvolvedores, a Scrum serve aos mais diversos tipos de projetos, sejam eles profissionais ou pessoais.
Para saber o que essa metodologia tem de tão especial e por que ela se mantém invicta dentre tantas outras, acompanhe a leitura e torne-se um expert em Scrum. Vamos lá?
Se preferir, confira nossos materiais completos sobre cada subtema dentro do Scrum:
Papéis:
Processos:
O que é Scrum?
Scrum é um framework que foi criado inicialmente para gerenciar projetos, com ênfase no desenvolvimento de softwares, mas por ser uma ferramenta extremamente adaptativa, hoje o Scrum é utilizado em várias áreas, como vendas, tecnologia, marketing, etc.
Ela é uma ferramenta onde as pessoas podem abordar problemas adaptativos complexos, enquanto entregam de forma produtiva e criativa produtos do mais alto valor possível.
Segundo o The 2020 Scrum Guide™, a definição de Scrum é:
Uma ferramenta leve que ajuda pessoas, equipes e organizações a gerar valor por meio de soluções adaptáveis para problemas complexos.
Entre as muitas características de projetos gerenciados com o Scrum, os times ou equipes ganham destaque. Eles geralmente são compostos por poucas pessoas, gerando ganhos tanto na flexibilidade do trabalho quanto na qualidade da comunicação, o que faz com que esses grupos sejam altamente adaptativos.
Mas é importante esclarecer que metodologias ágeis não necessariamente prezam por entregas relâmpago ou estritamente dentro de prazos. Nesse contexto, ser ágil significa ter a capacidade de lidar com mudanças e adaptar o projeto a elas, de forma organizada e segura para todos os envolvidos.
Como surgiu a metodologia Scrum?
As metodologias ágeis começaram a surgir logo após o Manifesto Ágil, em 2001. Elas chegaram como uma resposta à volatilidade do cenário digital e à tendência crescente da inovação.
As metodologias mais tradicionais, que prezavam por documentação e pré-projetos bem estabelecidos, não davam conta de lidar com esse cenário.
Metodologias como o Scrum priorizam muito mais a entrega de valor. Isso dá certo na prática porque elas são pensadas para lidar com imprevistos e mudanças no planejamento ao longo do percurso.
Apesar de ter sido idealizado por equipes de desenvolvimento de software, as metodologias ágeis têm se popularizado cada vez mais em outras áreas deo negócio, como marketing, administrativo etc.
Como funciona o framework Scrum?
O Scrum funciona através de um conjunto de cerimônias, processos e responsabilidades padrão da ferramenta. A seguir, vamos explicar isso em detalhes:
Papéis do Scrum
Product Owner
- Confira o texto completo sobre Product Owner
O “Dono do Produto” (traduzido do inglês), é a pessoa encarregada de conectar a equipe às tarefas a serem executadas e de manter a qualidade do produto durante sua execução e entrega.
As principais responsabilidades do Product Owner são:
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- Gerenciar o Product Backlog
- Manter o Product Backlog atualizado
- Manter a equipe ciente em relação ao Product Backlog
- Planejar a Sprint
- Definir critérios de aprovação das tarefas
- Aceitar/reprovar incrementos na Sprint
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Scrum Master
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- Confira o texto completo sobre Scrum master
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Traduzido do inglês, “Scrum Master” significa mestre do Scrum. Para ocupar esse papel, a pessoa deve ser bastante familiarizada com os processos da metodologia Scrum. É de responsabilidade dele nortear a equipe, oferecendo suporte tanto ao PO quanto ao time de desenvolvimento.
O Scrum Master oferece esse suporte a partir da liderança servidora, um tipo de gestão que vai além de monitorar o andamento dos processos e o desempenho da equipe. Nesse conceito, tem-se a ideia de que liderar é servir. Ao invés de cobrar resultados e performance, esse tipo de líder ajuda a alcançá-los.
As responsabilidades do Scrum Master são:
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- Facilitar as Sprints;
- Dar suporte ao Product Owner;
- Eliminar empecilhos que atrapalham a equipe e o andamento do projeto;
- Atuar como ponte entre as diversas áreas e partes envolvidas.
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Time de Desenvolvimento
O Time de Desenvolvimento é formado por colaboradores responsáveis pela entrega dos incrementos do produto. É indicado, pelo Guia Scrum, que o Time de Desenvolvimento tenha de 5 a 9 integrantes para evitar dificuldades no gerenciamento.
Além disso, é importante que não se separe os integrantes por funções, de modo a garantir um sentimento de unidade na equipe. Dessa forma, as atividades são desempenhadas como um time e não como responsabilidade individual. Confira as atribuições específicas:
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- Executar a Sprint
- Inspecionar e adaptar o próprio desempenho e auto-organização
- Refinar o Product Backlog
- Auxiliar no planejamento da Sprint
Processos do Scrum
No processo, os itens priorizados do product backlog são desenvolvidos em ciclos chamados de Sprints, que geram entregas no final. A seguir, vamos explicar em detalhes esse processo. Confira:
O que é Product Backlog?
- Confira o texto completo sobre Product Backlog
O Product Backlog é a relação das principais entregas de um projeto ágil, priorizadas e sequenciadas conforme o nível de valor que podem gerar para o cliente. Quanto mais importante for a entrega, maior a sua urgência em começar a desenvolvê-la.
Sendo assim, a função do Product Backlog é descrever o trabalho previsto de maneira organizada e flexível, servindo como consulta para todos os integrantes do time.
É comum, no início de um projeto com a Scrum, que a lista de tarefas não esteja completa no Product Backlog. No desenvolvimento de software, por exemplo, as necessidades e satisfação do cliente são continuamente investigadas para criar novas tarefas e funcionalidades, especificando cada vez mais o escopo do projeto no andamento dele.
Na lista abaixo você pode ver alguns exemplos de funcionalidades e como elas são “traduzidas” para dentro do Backlog:
O que é Sprint?
- Confira o texto completo sobre Sprint
Sprint, dentro da metodologia Scrum, é o período de algumas semanas no qual a versão de um produto é desenvolvida. Sendo assim, a ideia de Sprint é que deve-se cumprir uma meta dentro de um período determinado.
Para realizar uma Sprint temos a ocorrência de 5 Eventos, sendo eles:
1) Reunião de planejamento da Sprint
É uma reunião que tem por objetivo definir duas coisas: 1) o que será entregue ao final da Sprint, e 2) como será o trabalho ao longo dela. Todos os integrantes devem participar dessa reunião, afinal, é o momento em que as tarefas serão distribuídas.
2) Execução
Terminada a reunião de planejamento, começa a etapa de execução. Aqui o time começa a trabalhar segundo os planos de entrega e as tarefas delegadas, atentando-se sempre aos requisitos do produto e ao prazo final da Sprint.
3) Reunião diária (Daily)
Ao longo da execução, a equipe se reúne diariamente para avaliar o andamento das tarefas e compartilhar seus progressos e dificuldades. Geralmente as dailys levam cerca de 15 minutos e buscam responder três perguntas de forma objetiva:
- O que eu fiz ontem?
- O que eu farei hoje?
- Estou enfrentando algum obstáculo?
4) Revisão da Sprint
Quando a Sprint termina, é realizada uma reunião para inspecionar os resultados obtidos e adaptar o Product Backlog, se for o caso. Os principais pontos de discussão envolvem o esclarecimento dos itens que ficaram e não ficaram “prontos”, a reflexão sobre o que foi bem e os problemas encontrados ao longo do período. Tudo isso pode gerar sugestões para a nova versão do Backlog.
5) Retrospectiva da Sprint
Enquanto a revisão busca avaliar o produto e o trabalho da equipe, a retrospectiva é uma oportunidade de a equipe avaliar a si mesma. É o momento em que os colaboradores podem refletir suas práticas e prospectar as melhorias a serem aplicadas. O final dessa reunião marca o fim oficial da Sprint.
A figura a seguir mostra de maneira resumida como todo esse processo se relaciona:
Quais são os princípios do Scrum?
De acordo com o Guia SBOK™ (Scrum Body of Knowledge), a Scrum tem seis princípios. Você pode conferir cada um deles na imagem abaixo:
1) Controle de processos empíricos
Representa o fato de que todas as decisões de um projeto Scrum devem ser tomadas com base em observação e experimento, ao invés de planejamento antecipado. Assim sendo, esse princípio conta com três ideias principais:
Transparência
Permite que todos os ângulos dos processos Scrum sejam visíveis por qualquer pessoa, por meio de uma comunicação fluída, fortalecida pelas reuniões diárias, e pela disponibilização dos documentos do projeto.
Inspeção
É representada pelo uso de um Scrumboard para acompanhar o processo de todo o time. Além disso, também conta com a coleta constante de feedbacks dos clientes e dos stakeholders e com a inspeção e avaliação das entregas.
Adaptação
A adaptação é praticada pelo time Scrum quando ele faz mudanças no processo que está sendo realizado. Exemplo disso são as ações adotadas a partir das dificuldades vistas nas dailys, ou mesmo em reuniões de retrospectiva, e da identificação de riscos.
2) Auto-organização
Na Scrum, os colaboradores são motivados a terem proatividade e a buscarem responsabilidade maiores, obtendo a auto-organização como principal característica. Essa postura do time é favorecida pelo modelo de liderança servidora, onde o líder e os liderados não são separados por fortes hierarquias, eles interagem em prol do projeto na mesma medida.
Além do mais, a auto-organização propicia um ambiente inovador e criativo, tornando a responsabilidade algo compartilhado e aumentando a satisfação do time.
3) Colaboração
Nenhum projeto pode sair do papel sem colaboração. Por isso, o time Scrum deve trabalhar em conjunto com os stakeholders para criar e validar as entregas do projeto. Isso faz com que todos os envolvidos e interessados no andamento do projeto fiquem alinhados, garantindo que a visão final seja alcançada.
Veja as três dimensões da colaboração:
Consciência
Os colaboradores precisam estar alinhados e cada membro da equipe deve saber o que os outros membros estão fazendo.
Articulação
O trabalho deve ser atribuído de maneira organizada entre os integrantes da equipe. Assim, o produto final é dividido em unidades, delegada entre os membros, e, quando pronto, é reintegrado novamente.
Apropriação
Refere-se à adaptação da tecnologia às demandas diárias. Ter aparato tecnológico para apoiar as operações de trabalho é indispensável, sobretudo quando falamos em colaboração.
4) Priorização baseada em valor
A Scrum tem como objetivo oferecer o máximo de valor de negócio em tempo mínimo. Para que isso seja possível, a priorização é um recurso necessário. Quanto maior o valor que um item pode gerar, maior prioridade ele vai ter na fila de atividades.
A responsabilidade dessa priorização é do Product Owner, sobre o qual trataremos mais à frente. Contudo, é bom saber que é preciso considerar, além do valor, os riscos e as dependências entre as atividades.
5) Time-boxing
Outro fator muito característico da Scrum é a limitação de tempo de cada evento. Essas limitações são fixadas previamente, garantindo que a equipe não perca prazos e não atrase entregas.
As reuniões diárias, por exemplo, não devem ultrapassar os 15 minutos de duração, e a chamada “Sprint”, deve ter tempo máximo de 6 semanas.
As vantagens disso são economia com despesas gerais, aumento da velocidade de trabalho e aumento da produtividade. Porém, é preciso ter cuidado com a determinação do time-boxing para que não tenha o efeito contrário. Alguns integrantes do time podem se sentir apreensivos e desmotivados se a cobrança for muito arbitrária.
6) Desenvolvimento iterativo
Esse princípio é baseado na repetição de sprints ao longo do projeto, e tem por objetivo gerar valor ao produto continuamente. Os gráficos abaixo demonstram isso na prática em comparação com o modelo tradicional de cascata:
Uma outra vantagem é a correção ao longo do projeto, uma vez que todos os envolvidos possuem noção do que precisa ser entregue. Com isso, o tempo e o esforço para chegar ao resultado final é reduzido, a equipe pode se auto-organizar e produzir melhores resultados.
Como começar a usar a metodologia Scrum?
Como vimos ao longo do artigo, a metodologia Scrum gira em torno de transparência, cooperatividade e priorização de tarefas. O primeiro passo para implantar uma metodologia ágil, levando em consideração essas características, é contar com ferramentas que auxiliem na comunicação e na organização visual das atividades.
Nesse quesito, o Artia é um software que oferece essas e outras funções, como organizar o fluxo de trabalho, delegar tarefas específicas aos colaboradores e organizar backlogs em um quadro Kanban.
As tarefas criadas no Artia podem ser acessadas por todos da equipe, permitindo o acompanhamento coletivo do andamento do projeto. Além do mais, por dispor de apontamento de horas, é possível gerenciar o tempo despendido para cada tarefa, tornando as retrospectivas de Sprint e o time-box ainda mais precisos.
Para saber mais sobre como gerenciar projetos, tempo e equipes com um software de gestão tarefas, utilize o botão abaixo:
